電子文件具有明顯不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的特點。北京三維天地科技股份有限公司（簡稱：三維天地）長期專注于檢測檢測行業(yè)信息化建設，針對企業(yè)管理中的電子文件管理，簡單總結下述幾個日益凸顯的管理痛點。

1. 電子文檔管理制度規(guī)范不全

電子文件的設計初衷是快速匯總，快速分發(fā)流轉，便于企業(yè)負責人能夠快速決策。部分企業(yè)直接套用管理紙質(zhì)檔案的模式進行電子文檔的管理，并未建立一套能有效落地的電子文檔管理制度規(guī)范和記錄。管理崗位職責不明確，質(zhì)量要求跟不上，對于電子文檔的類型、模板缺失細化性說明，進而導致出現(xiàn)了使用效果低，查詢慢，審核慢，溯源難，流轉難控制等現(xiàn)象，使信息質(zhì)量大幅下降。

2. 電子文件存放分散，存在信息孤島

部分企業(yè)的許多重要電子文件的原件被分散到各業(yè)務部門自己的信息管理系統(tǒng)中存放與管理，甚至是在各部門各人員的電腦或者移動硬盤、U盤里，雜亂地散落在郵件或聊天記錄里，因此在統(tǒng)一匯總和分發(fā)上導致障礙。

如果將各個系統(tǒng)相互集成，將耗費大量成本；如果各部門人工匯總，增加了時間成本，為信息的共享和交互帶來不便，影響到信息傳遞的及時性和有效性。此外遇到人員變動、系統(tǒng)更新時，由于文件分散管理，可能會出現(xiàn)信息丟失，也可能產(chǎn)生幾十上百倍的冗余數(shù)據(jù)。

3. 電子文件的真實性、溯源難以跟蹤

單純存放在計算機或某種儲存介質(zhì)中的電子文件（例如txt、word，甚至PDF格式）很容易被修改和復制。

若不制定規(guī)范的歸檔制度與防改寫方式，僅是單純轉移到某種存儲介質(zhì)，那么它的真實性便會受到威脅；當真的需要修改時，又可能產(chǎn)生各種歷史版本，會導致追溯到是誰上傳、誰修改、什么時候發(fā)生修改等信息都非常難以管理和查詢。

三維天地文件管理解決方案

電子文件管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持規(guī)范標準、統(tǒng)一管理、全程管理、便于利用、安全保密的基本原則。

三維天地針對以上文件管理中的各個痛點，提供了文件管理整體解決方案，可全面針對各企業(yè)文檔進行管理，解決文件分散紊亂、復用查找效率低、備份困難損壞難還原、修改版本易混淆、交流共享協(xié)同不方便等問題。具體可實現(xiàn)以下功能：

1. 文檔管理流程

系統(tǒng)提供各種類型的文檔導入功能，同時系統(tǒng)提供標準的文檔生命流程管理，并配以可自由配置的工作流，使文檔管理制度完善和簡單易用。

2. 文檔分類

系統(tǒng)提供文檔的分類管理，可將企業(yè)中涉及到的文檔按類存儲，并可對各個類別實現(xiàn)權限管理、實現(xiàn)快速查閱和權限控制。

3. 文檔追溯

系統(tǒng)中所有電子文檔，都可以查看到電子文件的修改記錄，包含修改時間、修改人、原因和批準的流程；同時，系統(tǒng)也可以看到修改前后的各個版本差異與對比。

數(shù)字時代已經(jīng)到來，不論從政策推動，還是企業(yè)內(nèi)部管理需求、企業(yè)降本增效等層面，企業(yè)電子文檔的應用與普及已成必然趨勢。

三維天地提供的文件管理整體解決方案，能夠針對企業(yè)的具體情況和需求進行個性化定制開發(fā)，全面匹配并滿足不同行業(yè)的文件管理工作，助力企業(yè)和機構電子文檔管理的規(guī)范化與創(chuàng)新。

免責聲明：市場有風險，選擇需謹慎！此文僅供參考，不作買賣依據(jù)。

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